Podmiotem odpowiedzialnym za przetwarzanie danych osobowych jest są odpowiednio podmioty zatrudniające Pracowników to jest Vean Poland Sp. z o.o., VEAN KRAKÓW Sp. z o.o., Vean Częstochowa Sp. z o.o., Vean Olsztyn Sp. z o.o., VEAN Białystok Sp. z o.o. a nadto Vean Poland Sp. z о. o. w zakresie w jakim przetwarza dane osobowe Pracowników w celach ich promocji i marketingu na stronie internetowej www.vean-tattoo.pl oraz na profilach prowadzonych w serwisach społecznościowych (dalej każdy z podmiotów zwany Administratorem).

Przetwarzamy dane osobowe dotyczące Pracowników w następujących celach:

a) Zarządzanie ludźmi: np. zarządzanie pracą i ogólnie personelem, łącznie z ocenami, awansami, planowaniem sukcesji i rozwoju kariery, przydzielanie wynagrodzenia i zarządzanie płatnościami i ocenami, poborami i innymi nagrodami takimi, jak opcje na akcje, przydziały opcji i premie, ochrona zdrowia, ubezpieczenia na życie i inne świadczenia, ubezpieczenia społeczne, plany emerytalne i oszczędnościowe, szkolenia (obejmujące rozdanie zasad polityki firmy i materiałów szkoleniowych Pracownikom), urlopy, choroby i urazy związane z pracą, awanse, transfery, zastępstwa, korzystanie z innych świadczeń umownych, pożyczki, , zarządzanie sprawami dyscyplinarnymi i zwolnieniami, uzgadnianie podróży służbowych;

• Przetwarzanie danych osobowych jest konieczne do wykonania umowy zawartej z nami albo przetwarzanie jest konieczne do przestrzegania zobowiązań prawnych, do których jesteśmy zobligowani. Podstawą prawną jest art. 6.1 ust. b) i ust. c) RODO.
• Szczególne kategorie informacji osobowych (wrażliwe informacje osobowe) są przetwarzane w powyższych celach tylko jeżeli to jest konieczne dla potrzeb wykonywania obowiązków i korzystania z określonych praw przez nas jako administratora albo przez ciebie jako osobę, której dane dotyczą, w zakresie zatrudnienia, ubezpieczeń społecznych i ochrony społecznej, albo przetwarzanie jest konieczne dla ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń prawnych, albo jeżeli udzieliłeś nam wyraźnej zgody. Podstawą prawną jest art. 9.2 ust. a), b) lub f) RODO.
• Informacje o stanie zdrowia są przetwarzane w związku z ustawowymi kontrolami zdrowotnymi i egzaminami. Podstawą prawną jest Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych z dnia 13.10.1998 tekst jednolity Dz. U. z 2022 r. poz. 1009.

b) Zarządzanie działalnością: np. obsługa i zarządzanie systemami informatycznymi i komunikacyjnymi, alokacja zasobów ludzkich, tworzenie katalogów pracowniczych, przeprowadzanie kontroli sytuacyjnych, przeprowadzanie analizy i planowania zatrudnienia, planowanie strategiczne, zarządzanie finansowe i sprawozdawczość.

• Przetwarzanie jest konieczne, aby realizować nasz uzasadniony interes, skutecznie planować, zarządzać i organizować naszych pracowników, jak najlepiej wspierać naszą strategię biznesową. Podstawą prawną jest art. 6.1f RODO

c) Marketing i komunikacja publiczna: np. publikacja informacji kontaktowych na naszej stronie internetowej i w mediach społecznościowych zgodna z ogólną strategią komunikacji zewnętrznej;

• Przetwarzanie danych jest konieczne do realizacji naszego uzasadnionego interesu w zakresie zewnętrznego przekazywania informacji o tożsamości i danych kontaktowych naszych pracowników oraz wprowadzania do obrotu naszych usług. Podstawą prawną jest art. 6.1f RODO

d) Komunikacja wewnętrzna: np. ułatwianie komunikacji z Pracownikami, zapewnianie ciągłości działania, ochrona zdrowia i bezpieczeństwa Pracowników i innych osób, ułatwianie komunikacji w sytuacjach awaryjnych;

• Przetwarzanie danych jest konieczne do realizacji naszego uzasadnionego interesu w celu ułatwienia komunikacji wewnętrznej w naszej grupie oraz w celu ochrony bezpieczeństwa naszych Pracowników i innych osób. Podstawą prawną jest art. 6.1f RODO

e) Obsługa rozliczeń: np. podatek dochodowy i odliczenia z tytułu ubezpieczenia społecznego, obowiązki w zakresie prowadzenia rejestrów i sprawozdawczości.

• Przetwarzanie danych jest konieczne dla wypełnienia zobowiązań prawnych, którym podlegamy, w celu wypełniania obowiązków i wykonywania określonych praw od nas jako administratora lub Ciebie jako osoby, której dane dotyczą, w zakresie zatrudnienia, zabezpieczenia społecznego i ubezpieczeń społecznych. Prawo ochrony lub przetwarzanie jest niezbędne do ustalenia, wykonania lub obrony roszczeń prawnych. Podstawą prawną jest art. 6.1 c)i f), a w przypadku szczególnych kategorii informacji osobowych art. 9.2 b) i f) rozporządzenia o ochronie danych.

W celach wymienionych powyżej w pkt. 2 przetwarzamy tylko te informacje osobiste, które są konieczne. Możemy przetwarzać następujące kategorie Twoich danych osobowych:

a) Dane dotyczące wynagrodzenia: np. dane bankowe, wynagrodzenie podstawowe, premia, świadczeniach nagrodach, do przeglądów wynagrodzeń i identyfikacji podatkowej

b) Dane osobowe i informacje kontaktowe: np. imię i nazwisko, nazwisko panieńskie i nazwisko, adres mailowy i telefon, adres domowy, data urodzenia, osobisty numer identyfikacyjny, płeć, stan cywilny, osoby pozostające na utrzymaniu, dane kontaktowe w nagłych wypadkach, dane paszportowe i wizowe, oraz fotografia; CV, dane dotyczące poprzedniego zatrudnienia i referencje, historia edukacji, kwalifikacje zawodowe, języki i inne umiejętności, szczegółydotyczące oceny zarządzania wydajnością, wyniki testu osobowości, plan rozwoju i gotowość do zmiany miejsca pobytu;

c) Historia pracy i praca: np. opis aktualnego stanowiska, tytuł, plan wynagrodzeń, stopnie lub poziomy płac, jednostka / dział, lokalizacja, przełożeni i podwładni, numer identyfikacyjny pracownika, status i rodzaj zatrudnienia, warunki zatrudnienia, umowy o pracę, historii pracy, ponowne zatrudnienie i daty zakończenia pracy, staż pracy, uprawnienia do przejścia na emeryturę, awanse i zapisy dyscyplinarne;

d) Dane planu pracy: np. zapisy czasu pracy (w tym urlopy, urlop chorobowy i inne dokumenty dotyczące nieobecności, status urlopu, przepracowane godziny i standardowe godziny pracy); praca w nadgodzinach i na zmiany, zakończenia pracy;

W zakresie koniecznym do celów wymienionych powyżej w pkt. 2,możemy przetwarzać kategorie

wrażliwych informacji osobistych:

• Dane zdrowotne, w tym informacje o psychologicznym środowisku pracy
• Informacje o karalności

Możemy zbierać informacje osobiste w następujący sposób:

a) bezpośrednio od Pracownika np. z informacji podanych nam w związku z zatrudnieniem lub świadczeniem pracy na podstawie innej niż stosunek pracy;

b) w czasie Twojej pracy np. z wyników pracy i interakcji z innymi pracownikami, klientami lub innymi osobami.

Możemy udostępniać dane osobowe Pracownika następującym podmiotom:

• Zewnętrzni profesjonalni doradcy i inne strony dostarczające nam produkty lub usługi, naprzykład dostawcy usług, dostawcy systemów informatycznych, usługi wsparcia, instytucje finansowe i firmy konsultingowe.
• Urzędy publiczne w tym organy podatkowe, Zakład Ubezpieczeń społecznych, policja, organy administracji państwowej
• Podmiotem świadczącymi nam usługi: administracja, funkcje zarządzania; obsługa płatności świadczenia, między innymi ubezpieczenia medyczne w warunkach Twojego zatrudnienia.

Gdy do przetwarzania danych osobowych angażujemy w naszym imieniu podmiot przetwarzający dane, zlecamy takie przetwarzanie w formie pisemnej, wybieramy podmiot przetwarzający dane, który zapewnia dostateczne gwarancje dotyczące technicznych i organizacyjnych środków bezpieczeństwa odpowiedniego przetwarzania, zobowiązujemy podmiot przetwarzający dane do działania w naszym imieniu i według naszych instrukcji i do przestrzegania wszelkich mających zastosowanie aktów prawnych dotyczących działań podmiotów przetwarzających dane.

Administrator nie przekazuje obecnie informacji osobistych Pracowników do krajów poza UE / EOG/

Zasadą ogólną jest to, że przechowujemy dane przez 5 lat od końca roku, w którym ustało zatrudnienie, za wyjątkiem akt pracowniczych, które zgodnie z przepisami prawa przechowywane są przez 50 lat od chwili ustania stosunku pracy. Możemy również zachować informacje osobiste przez dłuższy czas, jeżeli mamy taki obowiązek prawny albo jeżeli jest to konieczne dla ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń prawnych.

Administrator utrzymuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu ochrony przed nieuprawnionym lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem informacji osobistych lub przed przypadkową utratą, zmianą, ujawnieniem lub dostępem lub przypadkowym lub niezgodnym z prawem zniszczeniem lub uszkodzeniem danych osobowych.

Dział personalny przechowuje akta w bezpiecznym środowisku. Zachowujemy również automatyczny zapis informacji osobistych Pracownika. Ponadto przechowujemy dane osobowe w różnych aplikacjach związanych z zasobami ludzkimi, w tym aplikacjach do listy płac, świadczeń, zarządzania talentami i zarządzania wydajnością.

Dostęp do danych osobowych jest ograniczony do tych osób, które potrzebują takiego dostępu w celach wymienionych powyżej lub w przypadkach wymaganych przez prawo, w tym członków Działu personalnego, kadry zarządzającej oraz upoważnionych pracowników.

Dane Pracowników są przetwarzane i zabezpieczone zgodnie z obowiązującą u Administratora Polityką Przetwarzania i Ochrony Danych Osobowych.

Zgodnie z obowiązującymi procedurami, Pracownik posiada następujące prawa:

• Prawo do dostępu, żądania sprostowania lub usunięcia danych osobowych.
• Prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych i ograniczenia przetwarzania danych osobowych.
• Jeżeli przetwarzanie informacji osobistych oparte jest na udzielonej zgodzie, Pracownik ma prawo wycofać zgodę w dowolnym czasie. Wycofanie to nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonywanego przed wycofaniem zgody.
• Prawo do otrzymania swoich informacji osobistych w ustrukturyzowanym formacie, powszechnie stosowanym i nadającym się do odczytu maszynowego (przenoszenie danych).

Jeśli Pracownik zażąda usunięcia swoich danych osobowych, nie będziemy mogli świadczyć obsługi stosunku pracy.

Pracownikowi przysługuje prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa,, w przypadku gdy przetwarzanie danych następuje z naruszeniem obowiązujących przepisów prawa.